Hinweise zur Datenverarbeitung
Die Vertraulichkeit und der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist für mich als Berufsgeheimnisträgerin besonders wichtig. Welche personenbezogenen Daten nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“ genannt) ich als Notarin und Rechtsanwältin im Rahmen meiner Tätigkeit verarbeite und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang als „Betroffener“ haben, erfahren Sie nachfolgend.
Die folgenden Datenschutz-Informationen gelten für die Datenverarbeitung durch Rechtsanwältin und Notarin Dr. Andrea Bockey.
1. Verantwortliche und Datenschutzbeauftragter
Verantwortliche im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Landesdaten-schutzgesetzes NRW ist
Dr. Andrea Bockey
Anschrift: Bergstraße 75,
48143 Münster
Tel.: +49 (0)251 67498400
E-Mail: mail@rain-notarin-bockey.de
Der von mir sowohl für die notarielle Geschäftsstelle als auch für die Rechtsanwaltskanzlei benannte Datenschutzbeauftragte ist Herr Rechtsanwalt Dr. Frank Tykwer, welcher unter rechtsanwalt@dr-tykwer.de erreichbar ist. Als stellvertretende Datenschutzbeauftragte ist Frau Notarfachwirtin Katharina Stern benannt, welche unter rux@dsb-notare-aerzte.de erreichbar ist.
2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung
Wenn Sie uns beauftragen, erheben wir folgende Informationen:
- Geburtsdatum, Anrede, Titel, Vorname(n), Nachname, Geburtsname, ggf. Familien- und Güterstand,
- E-Mail-Adresse,
- Anschrift,
- Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk) und
- sonstige Informationen, die für die Wahrnehmung der Amtstätigkeit im Rahmen Ihres Auftrags notwendig sind.
Die Erhebung dieser Daten erfolgt,
- um Sie als Auftraggeber identifizieren zu können;
- um die notarielle Amtstätigkeit angemessen ausüben zu können;
- aus einer rechtlichen Verpflichtung;
- zur Korrespondenz mit Ihnen;
- zur Rechnungsstellung;
- zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist zu den genannten Zwecken nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde; gegebenenfalls ist sie auch nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich; ferner erfolgt sie gegebenenfalls nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO aufgrund Ihrer Einwilligung sowie nach § 10 Abs. 1 BeurkG und § 17 Abs. 1 BeurkG.
Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Notare gespeichert. Für die Dauer der Aufbewahrung von notariellen Unterlagen gelten nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare folgende Aufbewahrungsfristen:
1. Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
2. Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
3. Nebenakten: 7 Jahre; die Notarin kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr, die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden,
Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung eine Verpflichtung zu einer längeren Speicherung besteht.
3. Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.
Wir geben Ihre personenbezogen Daten nur an Dritte weiter, wenn
- die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO für die Wahrnehmung der notariellen Amtstätigkeit notwendig ist,
- für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
- dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, oder
- Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben.
Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Beteiligte und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte/Steuerberater) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden und Banken/Kreditinstitute zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Wahrnehmung unserer Amtstätigkeit. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.
Die notarielle Verschwiegenheitspflicht bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die der notariellen Verschwiegenheitspflicht unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.
4. Ihre Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung etc.
Sie haben das Recht:
- gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
- gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
- gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
- gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
- gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
- gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Recht auf Datenübertragung) und
- gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Amtssitzes wenden.
5. Widerspruchsrecht
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.
6. Verarbeitung personenbezogener Daten bei Besuch unserer Website
Bei der informatorischen Nutzung der Website, also der bloßen Betrachtung ohne eine Registrierung und ohne dass Sie uns anderweitig Informationen mitteilen, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Die nachfolgend beschriebenen Daten sind für uns technisch erforderlich, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und müssen daher von uns verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO:
- IP-Adresse
- Datum und Uhrzeit der Anfrage
- Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
- Inhalt der Anforderung (besuchte Seite)
- Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
- jeweils übertragene Datenmenge
- vorher besuchte Seite Browser
- Betriebssystem
- Sprache und Version der Browsersoftware.
7. Datenschutzinformationen zur digitalen Mandatsannahme
Zur digitalen Mandatsannahme setzen wir den entsprechenden Service der Bundesnotarkammer Körperschaft des öffentlichen Rechts, Anton-Wilhelm-Amo-Straße 34, 10117 Berlin („Bundesnotarkammer“) ein. Die Bundesnotarkammer bietet uns ein modernes System für die Mandatsannahme und Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit uns möglichst einfach die notwendigen mandatsbezogenen Informationen zukommen lassen. Die Bundesnotarkammer wird hierbei für uns als Auftragsverarbeiter tätig.
Je nach Formular und Fall werden verschiedenste in den jeweiligen Feldern ersichtliche Daten und Informationen abgefragt. Hierzu zählen u.a. aber nicht notwendigerweise: Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift und weitere Kontakt- sowie fallspezifische Daten.
Ihre Daten inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen werden kurzzeitig automatisch in der von der Bundesnotarkammer genutzten Microsoft Azure Cloud gespeichert und im Anschluss an uns weitergeleitet. Die Bundesnotarkammer ist hinsichtlich der zu verarbeitenden Daten zur Verschwiegenheit (nach §§ 69a BNotO iVm 81a BNotO) verpflichtet. Die Bundesnotarkammer verarbeitet die Daten ausschließlich auf unsere Weisung und für die vorgenannten Zwecke.
Microsoft und die Bundesnotarkammer haben zudem eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen sowie eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit von Microsoft im Sinne des § 26a BNotO. Daten im Zusammenhang mit der digitalen Mandatsannahme werden von Microsoft nur auf dieser Grundlage und nur innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet. “ Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt über eine Transportverschlüsselung per Secure Socket Layer (SSL/TLS). Ihre Daten werden für die Zwecke der Mandatsbearbeitung erfasst und verarbeitet, so wie es auch außerhalb der digitalen Mandatsannahme bei uns der Fall war und ist. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, wonach die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, erforderlich ist. Die von Ihnen im Formular eingegebenen Daten verbleiben bei uns entsprechend der zwingenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere Aufbewahrungsfristen. Bei Nutzung der „Formular speichern / teilen“ Funktion werden Ihre Online-Formulareingaben verschlüsselt und anonymisiert für 30 Tage gespeichert. Wird das Online-Formular nicht innerhalb dieser 30 Tage an uns übermittelt, erfolgt die vollständige Löschung der Formulareingaben automatisch. Eine Aufforderung zur Löschung Ihrerseits ist in diesem Fall nicht notwendig.
